Politique de confidentialité

1. Responsable du traitement & rôles

Poulpino (160 rue de Puech Villa, 34090 Montpellier) — contact : contact@poulpino.fr.

Deux rôles distincts s’appliquent :

• Poulpino est responsable de traitement pour les données du site vitrine, des prospects et des comptes utilisateurs (gestion de la relation client, sécurité, facturation de l’abonnement).
• Poulpino est sous-traitant (au sens de l’article 28 du RGPD) pour toutes les données saisies par les crèches clientes dans l’outil (familles, enfants, présences, transmissions, données de santé). La crèche cliente en reste responsable de traitement ; Poulpino agit sur ses instructions, dans le cadre d’un accord de sous-traitance (DPA).

2. Données traitées

• Visiteurs du site : données de navigation, demandes de contact/démo (nom, e-mail, message).
• Comptes & professionnels : identité, e-mail, identifiants de connexion, journaux de connexion.
• Données du service (pour le compte des crèches) : familles, enfants, contrats, présences, facturation, transmissions, messagerie.
• Données de santé des enfants (allergies, PAI, vaccins, notes médicales, incidents, température) : données sensibles relevant de l’article 9 du RGPD, chiffrées au repos, accessibles aux seules personnes habilitées.

3. Finalités & bases légales

• Fourniture et exploitation du service — exécution du contrat.
• Facturation, comptabilité, déclarations (ex. CAF/CNAF) — obligation légale.
• Traitement des données de santé — consentement des titulaires de l’autorité parentale et/ou intérêt vital / suivi de l’accueil, sous la responsabilité de la crèche.
• Prospection, mesure d’audience, amélioration du service — intérêt légitime ou consentement selon le cas.

4. Destinataires & sous-traitants

Les données ne sont jamais vendues. Elles sont accessibles aux personnels habilités de l’éditeur et de la crèche concernée, et à des sous-traitants techniques strictement nécessaires, notamment :

• OVH SAS (hébergement, Union européenne) ;
• le prestataire de paiement pour les abonnements (le cas échéant) ;
• le prestataire d’envoi d’e-mails transactionnels.

5. Hébergement & transferts hors UE

Les données sont hébergées au sein de l’Union européenne (OVH). Aucun transfert de données personnelles n’est réalisé en dehors de l’Union européenne ou de l’EEE.

6. Durées de conservation

Les données sont conservées pour la durée nécessaire aux finalités, puis archivées ou supprimées : pour les données du service, pendant la durée du contrat puis selon les délais d’archivage légaux (notamment comptables et sociaux) ; les données de prospection pour une durée maximale de 3 ans après le dernier contact. Les durées précises figurent dans l’accord de sous-traitance conclu avec chaque crèche.

7. Sécurité

Mesures techniques et organisationnelles : chiffrement des données de santé au repos, chiffrement des communications (HTTPS/TLS), cloisonnement multi-tenant, contrôle des accès et authentification renforcée, journalisation des actions, sauvegardes régulières.

8. Vos droits

Vous disposez des droits d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition et de portabilité. Pour les données saisies dans l’outil, ces droits s’exercent en priorité auprès de la crèche concernée (responsable de traitement) ; Poulpino l’assiste à cette fin. Pour les autres traitements, écrivez à contact@poulpino.fr.

Vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL (www.cnil.fr).

9. Cookies

La gestion des traceurs est détaillée dans notre politique cookies.